Auftragsabwicklung leicht gemacht!

Auftragsabwicklung – Was bringt es mir?

Auftragsabwicklung? Ist der Auftrag oder das Projekt erstmal in trockenen Tüchern, stellen viele Unternehmer und Existenzgründer die Arbeit vorläufig ein. Dies ist jedoch ein völlig falscher Ansatz. Eine gute Auftragsabwicklung ist anspruchsvoll aber notwendig. So sorgt eine tadellose Auftragsabwicklung durch Ihre Sachbearbeiter dafür, dass Neukunden evtl. zu Stammkunden werden. Eine gelungene Auftragsabwicklung steigert Ihre Reputation bei Ihren Partnern und in der Branche. Daraus resultieren nicht selten wieder neue Aufträge. Die Kosten und Zeit die durch eine gut geplante Auftragsabwicklung eingespart werden können, möchten wir hier selbstverständlich nicht verschweigen. Fazit: Eine Optimierung der Auftragsabwicklung ist bares Geld wert!

Auftragsabwicklung – Wer ist zuständig?

Der Auftragsabwicklungsprozess wird klassisch an den Vertrieb delegiert. So liest man es häufig in dem ein oder anderen Wirtschaftslexikon. Dies gilt von der Auftragserfassung, über die Auftragsbearbeitung bis zur Auftragsbestätigung. Nach weitläufiger Meinung gehört die Auftragsabwicklung von Kundenaufträgen schliesslich auch in die Abteilung, die diesen Auftrag für das Unternehmen ergattert hat. So kann man das sehen, modernere Modelle verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz und verteilen die Auftragsabwicklung auf mehrere Abteilungen zur Optimierung. Klassisch werden sämtliche administrativen Tätigkeiten wie: Rechnungsstellung, Zahlungseingang, und After-Sales-Betreuung abgedeckt. Da die Auftragsabwicklung nichts mit dem eigentlichen Produkt zu tun hat, bleibt die Produktion von einer möglichen Zuständigkeit verschont.

Auftragsabwicklung und die Kosten!

Die richtige Kalkulation der Kosten sollte eine Selbstverständlichkeit in jedem Unternehmen darstellen. Die Praxis der Fakturierung sieht leider anders aus. Hier werden noch immer zu viele Fehler gemacht. Eine gute Auftragsabwicklung kann diese schonungslos aufdecken. Achten Sie dabei auf eine entscheidende Faustregel: Der Verkaufspreis muss über den Kosten liegen. Decken Sie stets allgemeine Kosten. Forschen Sie hier nach Möglichkeiten zur Optimierung!

Terminierung in der Auftragsabwicklung

Seien Sie verbindlich. Liefern Sie pünktlich. Dies gilt auf für Zwischenschritte. Verzögert sich die Fertigstellung informieren Sie den Kunden bitte rechtzeitig. Ausreden langweilen lediglich. Bedenken Sie auch dabei, dass viele Auftraggeber Pünktlichkeit vor Kosten setzen. Die Kombination aus beiden Aspekten bürgt für einen zufriedenen Kunden und einen soliden Geschäftsprozess.

Leistungs- und Lieferumfang

Stellen Sie bei der Auftragsabwicklung sicher, dass alle in der Bestellung vereinbarten Funktionen bei Lieferung oder Freigabe enthalten sind. Prüfen Sie die Funktionen oder den Leistungsumfang immer und immer wieder. Es kann auch nicht schaden, weitere Personen in den Prüfungsprozess mit einzubeziehen. Das schützt vor möglichen Nachbesserungen.

Der Ablaufplan

Entwickeln Sie einen Ablaufplan um Ihre Lieferung einzuhalten und die Qualität zu gewährleisten. Der Ablaufplan eignet sich auch bestens zur Dokumentation und bietet wichtige Hinweise für kommenden Projekte. Zudem können Sie alle Mitarbeiter an diesem Ablaufplan orientieren. Zudem dient es als erstklassiges internes Qualitätsinstrument.

Ein moderner Ablaufplan ist ganzheitlich aufgestellt und umfasst mehrere Faktoren die ausserhalb Ihres Betriebes liegen. Nehmen Sie diese ruhig mit auf, es kann nicht schaden. Das unten gezeigte Beispiel ist lediglich exemplarisch und nicht auf jede Branche anwendbar. Die Möglichkeiten der Optimierung sind bei den meisten immens.

Auftragsabwicklung leicht gemaucht

Auftragsabwicklung

Ihre Unternehmensberatung aus Mainz, Wiesbaden und Bad Kreuznach

Unternehmensberater Mainz

Unternehmensberatung Mainz

 

Written by Ewald Haaf