Betriebsausgaben – Was sind Betriebsausgaben?

Betriebsausgaben

Betriebsausgaben planen, Betriebsausgaben kontrollieren

Betriebsausgaben – Was sind Betriebsausgaben?

Wenn Du Dich mit der Finanzplanung Deines Startups oder Deiner Existenzgründung beschäftigst, kommt Du neben der Planung der Umsätze zwangsläufig auch mit der Planung der Ausgaben in Berührung. Aber was sind Betriebsausgaben?

Das Gesetz, in diesem Fall das Einkommenssteuergesetz EStG (genau §4 Abs. 4 EStG) hilft Dir das auch nicht richtig weiter. Hier steht: “Betriebsausgaben sind die Aufwendungen, die durch den Betrieb veranlasst sind.” Ist man jetzt schlauer? Nein.

Betriebsausgaben sind alle Aufwendungen oder Kosten, die durch den Betrieb generiert werden. Das heisst, Deine Betriebsausgaben werden durch Dein unternehmerisches Tun veranlasst!

Typischerweise ist mit diesen Ausgaben der Abfluss von Liquidität in Form von Geld oder in Form von Sachwerten (z.B. Vorräten) verbunden. Wichtig ist immer, dass die Aufwendungen im wirtschaftlichen Zusammenhang mit Deinem Betrieb stehen. Den im Betrieb generierten Einnahmen, stehen also betrieblich veranlasste Ausgaben gegenüber. Diese reduzieren Deinen Gewinn und damit Deine steuerlichen Verpflichtungen gegenüber dem Finanzamt. Die Fragen zu Grenzfällen klärst Du am bestem mit dem Steuerberater, die sollten aber bei der Finanzplanung Deiner Ausgaben noch keine Rolle spielen.

Welche Betriebsausgaben werden anerkannt? Welche nicht?

Besagte Grenzfälle in der Erfassung und bei der Anerkennung von Betriebsausgaben in der Gegenwart können entstehen, wenn die Ausgaben auch im Zusammenhang mit der privaten Lebensführung stehen und somit nicht eindeutig einer betrieblichen Veranlassung zuzuordnen sind. Kosten der privaten Lebensführung, wie zum Beispiel die komplette Miete für die privat genutzte Wohnung sind nicht als Betriebsausgabe beim Finanzamt abziehbar.

Die Anerkennung und der Abzug kann versagt werden, falls sie nicht angemessen, notwendig, allgemein üblich oder zweckmäßig sind.

Nicht als Betriebsausgaben anerkannt werden zum Beispiel: Geldbußen und Geldstrafen, Zinsen und Strafen, wenn Ihr Steuern hinterzogen habt, Spenden die über die Fördergrenze hinausgehen, unangemessen hohe Bewirtungskosten oder Geschenke an Geschäftsfreunde über 35,- Euro.

Was sind typische Betriebsausgaben?

Die Betriebsausgaben sind natürlich ein wenig von Deinem Geschäftsmodell abhängig. Auch unterscheiden sich die Aufwendungen eines Produktionsbetriebes zum Teil wesentlich von den Ausgaben eines Handelsunternehmens, Dienstleisters oder Freiberuflers.

Typische Aufwendungen sind:

  • Materialkosten, Roh- Hilfs- oder Betriebsstoffe, Einkaufspreis bei Handelswaren
  • bezogene Leistungen, dass heißt, Dienstleistungen, die Ihr von Anderen einkauft, die aber Bestandteil Eures Produktes oder Dienstleistung werden,
  • Personalkosten für feste Mitarbeiter, geringfügig Beschäftigte oder Aushilfen inklusive der Sozialabgaben und Nebenkosten,
  • Raumkosten für Büroräume, Verkaufsflächen oder Produktionsflächen, Kosten für Miete, Pacht und/oder Leasing,
  • Fremdleistungen wie Steuerberater, Unternehmensberater, Webdesigner, Büroservice etc., also Leistungen, die nicht unmittelbar etwas mit Eurem Leistungsspektrum zu tun haben und die Ihr an Dienstleister vergeben habt (Outsourcing von Nicht-Kerngeschäft)
  • Versicherungen, Beiträge, Spenden
  • Kosten für Marketing und Vertrieb, sowie interne als auch externe Kosten,
  • Abschreibungen (auf Investitionen in das Anlagevermögen),
  • Fahrzeugkosten, sonstige Reisekosten
  • Bürobedarf, Verpackungsmaterial,
  • Porto, Telefon (mobil und Festnetz), Fax, Internet,
  • Rechts- und Beratungskosten (z.T. Überschneidung mit dem Punkt Fremdleistungen),
  • Aufwendungen für Zinsen (aus betrieblichen Darlehen),
  • betriebliche Steuern (je nach Rechtsform unterschiedlich)

Ab und bis wann können Betriebsausgaben entstehen?

Jetzt kommt ein ganz wichtiger Hinweis für Existenzgründer! Betriebsausgaben, soweit steuerlich anerkannt, können nicht nur bei laufender Geschäftstätigkeit, also nach Gründung und im Betrieb Deines Unternhemens entstehen, sondern bereits vor der Betriebseröffnung, sowie auch nach der Betriebsaufgabe. Wir empfehlen Euch, sobald Ihr Euch mit Eurer Geschäftsidee beschäftigt und damit Ausgaben verbunden sind, diese Belege zu sammeln. Manchmal lassen sich entstandene Kosten, die Monate oder Jahre zurück liegen, als sogenannte vorweggenommene Betriebsausgaben nachträglich absetzen. Mehr dazu weiß dann der Steuerberater. Der Steuerberater kann aber nur die Belege verwerten, die Ihr gesammelt habt. Beispiele für vorweggenommene Betriebsausgaben sind Finanzierungskosten, Notarkosten, Rechts- oder Steuerberatungskosten, Reisekosten oder Gründungs- und Anlaufkosten. Zu den nachträglichen Aufwendungen gehören unter anderem Bürgschaftsaufwendungen oder Schuldzinsen.

Umsatz minus Betriebsausgaben = Gewinn, und dann?

Umsatz minus Kosten ergeben hoffentlich einen Gewinn, den es dann zu versteuern gilt. Es geht in diesem Beitrag nicht um den detaillierten Vergleich, mit welcher Gesellschaftsform man bei welchem Gewinn nun wie viel Steuern zahlt. Soviel sei gesagt, dass es je nach Gesellschaftsform Unterschiede gibt. Wenn Ihr also Umsätze und Betriebsausgaben richtig geplant habt, und Eure Planung einen Gewinn ausweist, so sind auch die Einkommenssteuern für diesen Gewinn zu planen. Das führt uns zur nächsten Frage.

Gibt es für Selbständige einen Einkommenssteuerrechner?

Wenn Ihr in Eurer Finanzplanung die Einnahmen und Ausgaben geplant habt und nur Dinge berücksichtig habt, die als Betriebsausgabe betrieblich abzugsfähig ist, dann kommt Ihr auf einen prognostizierten Gewinn, der nach dem Einkommenssteuergesetz (EStG) versteuert werden muss.

Für diesen Gewinn, könnt Ihr je nach Gesellschaftsform auch schon die Einkommenssteuer in einem entsprechenden Rechner prognostizieren. Ich nutze hierfür den Einkommenssteuer-Rechner des Bundesministerium für Finanzen.

KfW-Berater, Unternehmensberatung Mainz, Wiesbaden, Bad Kreuznach und Frankfurt

Unternehmensberatung Bad Kreuznach, Mainz, Wiesbaden und Frankfurt

Written by Andreas Herzog
Hallo ich bin Andreas. Ich habe 2007 start!up consulting gegründet, um Existenzgründer auf dem Weg in die Selbständigkeit zu unterstützen. Dabei bediene ich mich unkonventioneller Methoden, versuche keinen Berater heraushängen zu lassen und bringe Deine Idee zum Erfolg.