Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen!

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Wie Sie Bewirtungsbelege richtig ausfüllen und buchen!

Der Bewirtungsbeleg gehört zu den größten steuerlichen Stolperfallen unserer Zeit. Kaum ein Beleg wird im Fall einer Steuerprüfung häufiger bemängelt. Entsprechend ist es klar, dass die Prüfer hier mit Argusaugen wachen.

Das Geschäftsessen mit Kunden und Geschäftspartnern gehört zu Geschäftsbeziehungen und Socializing einfach dazu. Dabei spielt es keine Rolle ob Sie sich im Restaurant eine Fast-Food Kette treffen oder im 3-Sterne Gourmet-Tempel. Geschäftsessen dienen in der Regel dazu, Zusammenarbeiten und Projekte zu planen oder einen erfolgreichen Abschluss zu feiern. Leider unterstellt der Fiskus aber oft ein Privatvergnügen, dass nun als Betriebsausgabe abgerechnet werden soll.

Daraus resultiert bereits die erste Möglichkeit in das steuerliche Fettnäpfchen zu treten. Berücksichtigen Sie immer eine gewisse Angemessenheit der Lokalität und der anfallenden Kosten. Dies ist bereits eine Voraussetzung, damit die Bewirtungskosten in entsprechender Höhe als Betriebsausgaben behandelt werden können. Bedenken Sie dabei stets, dass der abzugsfähige Prozentsatz im Idealfall und unter Berücksichtigung aller steuerlichen Regeln maximal 70% betragen kann.

Bewirtungsbeleg – bitte nicht vergessen!

Damit Sie nicht nur in den Genuss eines guten Essens kommen, sondern die Ausgabe dafür auch abzugsfähig bleibt, ist es unerlässlich, dass Sie den Bewirtungsbeleg korrekt ausfüllen und auch richtig und zeitnah abrechnen. Bedenken Sie dabei bitte immer, dass es dem Prüfer der Finanzbehörden vollkommen egal ist, ob Sie schon länger selbstständig sind oder den klassischen Fehler eines Existenzgründers machen. Ob Sie einen Bewirtungsbeleg richtig ausgefüllt haben oder in der Vergangenheit Fehler gemacht haben, erfahren Sie hier.

Steht ein Betriebsprüfung an, empfehlen wir Ihnen den zu prüfenden Zeitraum stichprobenartig auf mögliche, falsch ausgefüllte, oder gar fehlende Belege zu kontrollieren. In der Praxis hat es sich als Vorteil erwiesen, wenn Bewirtungsbelege in einem eigenen Ordner geführt werden, um diese im Bedarfsfall schnell bei der Hand zu haben. Das freut den Prüfer und stresst dadurch weniger. Klären Sie das Vorgehen auf jedem Fall im Vorfeld mit Ihrem Steuerberater ab.

Bewirtungsbeleg – Was muss ich beachten?

Ist die Bewirtung betrieblich veranlasst? Das Essen zum 40. Geburtstag Ihrer Ehefrau gehört definitiv nicht dazu. Dennoch wird es immer wieder probiert. Beachten Sie dabei bitte, dass das Geburtsdatum Ihrer Frau im Mantelbogen der Einkommensteuererklärung steht. Eine typische Veranlassung ist eine Projektbesprechung, Kooperationsgespräche und ähnliches. Um Ihre Glaubwürdigkeit gegenüber dem Finanzamt nicht zu gefährden, ist es nicht einmal im Ansatz zu empfehlen, private Anlässe als betriebliche Bewirtung geltend zu machen. Hierfür ist es wichtig, dass Sie den Anlass des Essens möglichst genau und ohne Interpretationsspielraum benennen können. Unterscheiden müssen Sie dabei auch ob es sich um ein reines Geschäftsessen, oder um einer Mitarbeiterbewirtung handelt. Der Unterschied der Anlässe liegt im Detail. Bei Geschäftsessen muss mindesten eine Person bewirtet worden sein, die nicht als Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen geführt wird. Bei einer klassischen Mitarbeiterbewirtung sind im Gegensatz lediglich Mitarbeiter Ihrer Firma und keine betriebsfremden Personen anwesend. Dafür sind bei der Mitarbeiterbewirtung auch 100% der Ausgaben als Betriebsausgaben abzugsfähig. Bei einem klassischen Geschäftsessen finden Sie wieder die Abzugsfähigkeit in Höhe von, immerhin, 70%.

Bewirtungsbeleg – wie fülle ich diesen richtig aus?

Nur ein richtig ausgefüllter Bewirtungsbeleg ist ein guter Bewirtungsbeleg. Dabei gilt zu beachten, dass dieser:

  • maschinell erstellt und komplett ausgefüllt werden muss,
  • Der Tag und Ort der Bewirtung muss aufgeführt sein,
  • Die bewirteten Personen müssen namentlich genannt sein,
  • Der exakte Anlass der Bewirtung muss aufgeführt sein,
  • Die reinen Kosten der Bewirtung müssen ausgewiesen sein,
  • Das Trinkgeld wird separat ausgewiesen,
  • Die Unterschrift der bewirtenden Person darf selbstverständlich nicht fehlen.
Bewirtungskosten – Wozu ist der Gastwirt verpflichtet?

Ihr Gastgeber sollte über die rechtlichen Anforderungen an einen ordnungsgemäßen Bewirtungsbeleg informiert sein. Die Realität sieht allerdings oftmals anders und traurig aus. Damit Sie jedoch den Überblick behalten und gegebenenfalls Nachbesserungen verlangen können, fassen wir die wichtigsten Punkte übersichtlich zusammen:

  1. Bei Bewirtungskosten bis 150€ müssen folgende Daten auf der Rechnung vorhanden sein:
  • Rechnungsdatum und / oder Tag der Bewirtung
  • Vollständige Anschrift und Namen
  • genaue Aufstellung der Speisen und Getränke, Zusammenfassung sind nicht erlaubt
  • genaue Aufstellung der Preise für Speisen und Getränke. Zusammenfassung sind hier ebenfalls nicht erlaubt.

2. Bei Bewirtungskosten über 150€ sind mehr Angaben erforderlich um die gesetzlichen Vorgaben zu erfüllen. Dazu gehören:

  • Name und Anschrift des Restaurants
  • Name und Anschrift des Gastgebers (ja genau, Ihre Adresse ist gemeint!)
  • Rechnungsempfänger
  • fortlaufende Rechnungsnummer des Restaurants
  • Steuer- oder USt-ID des bewirtenden Restaurants
  • Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Hinweis bei gleichem Datum ist ausreichend
  • ebenfalls, genaue Aufstellung der einzelnen Speisen und Getränke
  • ebenfalls, genaue Aufstellung der einzelnen Preise für Speisen und Getränke

Seien Sie pingelig. Reklamieren Sie falsch oder unvollständig ausgefüllte Belege umgehend. Behalten Sie stets im Hinterkopf, dass es sich schließlich um Ihr Geld handelt.

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Written by Ewald Haaf