Rechnung schreiben – Was ist bei Rechnungen zu beachten?

Rechnungen schreiben, was muss ich wissen?

Wer gegründet hat, will nach erfolgter Arbeit natürlich auch eine Rechnung schreiben. Doch eine Rechnung zu schreiben, ist nicht so einfach, wie es sich auf den ersten Blick anhört. Wir beschreiben hier, worauf Du achten musst, um eine professionelle Rechnung an Deinen Kunden zu erstellen. Wie immer sind diese Tipps für Dich kostenlos.

Im Umsatzsteuergesetz sind zahlreiche Regelungen vorgesehen, wie eine Rechnung auszusehen hat. Diese Regelungen, sind vor allem für den Vorsteuerabzug des Rechnungsempfängers maßgeblich. Das bedeutet, dass du dich bis auf die Knochen blamierst, und als Anfänger outest, wenn du in eine falsche oder unvollständige Rechnung an Deine Kunden schickst. Auch kann es sein, dass Dir bei einer Umsatzsteuerprüfung die Vorsteuer für manche Rechnungen gestrichen wird, wenn Du nicht Deine Rechnungen von Lieferanten kontrollierst, also schaust, ob Deine Lieferanten beim Rechnung schreiben alles richtig machen. Aber keine Angst, Rechnungen schreiben ist kein Hexenwerk, wenn Du einmal die Basis-Informationen kennst.

Gemäß Umsatzsteuer-Anwendungserlass (USTAE), so ein Wort können sich nur Finanzbeamte ausdenken, wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass die Angaben in Rechnung vollständig richtig sein müssen, um zum Vorsteuerabzug zu berechtigen.

Der Rechnungsempfänger hat also die Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Auf welche Rechnungsangaben Ihr genau achten müsst, erklären wir euch im folgenden Text:

Anforderungen an eine Rechnung

Da die Anforderungen einer Rechnung oft mit Umsatz- oder Vorsteuer zu tun haben, sind die Regelungen wie eine Rechnung auszusehen hat, auch im so genannten Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt.

Führst du als Unternehmer einer Leistung an einen anderen Unternehmer oder dessen Firma (Kunden) aus, musst du innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Bei privaten Rechnungsempfängern (Kunden) gilt diese 6-Monats-Regel grundsätzlich nicht. Ausnahme hiervon sind so genannte haushaltsnahe Dienstleistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, wie zum Beispiel Bauleistungen, Gartenarbeiten oder Instandhaltungsarbeiten in und an Gebäuden usw. Hier gilt die Sechsmonatsfrist für die Rechnung auch bei privaten Rechnungsempfängern (§14 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 UStG). Für den Fall dass du eine Rechnung nicht oder verspätet ausstellst, kann ich das bis zu 5.000 € Geldbuße kosten.

Auch wenn Du von der sogenannten Kleinunternehmerregelung Gebrauch machst, also gar keine Steuerpflicht (Umsatzsteuer) für Dich entsteht, musst Du trotzdem eine Rechnung ausstellen.

Auch wenn Du eine Gutschrift ausstellst, so zählt diese zum Oberbegriff Rechnung und muss den gleichen Anforderungen wie die Rechnung genügen. Manchmal wird der Begriff Gutschrift auch synonym für Rechnung verwendet. Oft kommt das bei Provisionsabrechnungen z.B. in der Versicherungsvermittlung vor, wo die Versicherung die Provision für den Vermittler gutschreibt, ihm aber faktisch eine Rechnung für seine Leistung bezahlt.

Folgende Pflichtangaben (§ 14 Abs. 4 i.V.m. § 14a Abs. 5 UStG) müssen auf Deinen Rechnungen vorhanden sein:

  1. Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmens (also von Dir) und des Leistungsempfänger (also dem, dem Du die Rechnung schickst),
  2. Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (UID),
  3. Ausstellungsdatum der Rechnung (Rechnungsdatum),
  4. Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Leistung (Liefer- und Leistungsdatum),
  5. Fortlaufende Rechnungsnummer (die Rechnung muss eindeutig und einmalig sein, Zahlen- und Buchstabenkombinationen sind erlaubt),
  6. Menge und Bezeichnung der Lieferung bzw. Leistung,
  7. Nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt (in der Regel 19%, Ausnahmen gibt es aber z.B. bei Hotelrechnungen usw.)
  8. Bei Abrechnung per Gutschrift der Begriff „Gutschrift“,
  9. Ggf. Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers, Zum Beispiel wenn der Aussteller unter die Kleinunternehmer-Regelung fällt (“Umsatzsteuerfrei aufgrund der Kleinunternehmerregelung gemäß § 19 UStG”).

Vollständiger Name und Anschrift auf Rechnungen

Der vollständige Name und die Anschrift Deines Kunden ist auf Rechnungen immer anzugeben. Es ist bei der Anschrift zulässig, wenn Du auch ein Postfach oder eine Großkundenadresse angibst, aber Du musst immer den Leistungsempfänger (Kunden) benennen. Hat Dein Kunde einen Dritten mit der Rechnungsabwicklung beauftragt und Du sollst diesem die Rechnung schicken, wird gern das c/o verwendet, um klar zu machen, für wen die Rechnung ist. Hier darfst Du nicht verwechseln, wer wo auf die Rechnung gehört. Richtig ist: Leistungsempfänger, c/o Rechnungsabwickler und dann die Adresse des Rechnungsabwicklers.

Steuernummer oder Umsatzsteueridentifikationsnummer (Ust-IdNr.) auf Rechnungen

Auf jeder Rechnung ist die Steuernummer des leistenden Unternehmens (also von Dir) anzugeben. Egal ob Du Freiberufler oder Gewerbetreibender bist, die Steuernummer hast Du vom Finanzamt zugewiesen bekommen. Bei Freiberuflern direkt beim Finanzamt, bei Gewerbetreibenden über die Gewerbeanmeldung.

Alternativ kannst Du auch die Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr. oder UID) auf Deinen Rechnungen angeben. Diese wird Dir auf Antrag vom Bundeszentralamt für Steuern erteilt. Hier findest Du einen Link zum Antrag.

Wenn Du sogenannte Dauerleistungen (wie z.B. Vermietung oder Verpachtung) abrechnen möchtest, werden in der Regel keine gesonderten monatlichen Rechnungen ausgestellt, sondern es liegt ein zivilrechtlicher Vertrag zu Grunde. Auch diese rechnungsersetzenden Verträge müssen die Steuernummer oder UID des leistenden Unternehmers (also Dir) enthalten.

Rechnungsvorlage erstellen

Es lohnt sich im Vorfeld eine Rechnungsvorlage zu erstellen, die alle wesentlichen Punkte bereits umfasst. So könnt Ihr schnell eine Rechnung mit allen nötigen Daten erfassen und erstellen.

Online-Tools zum Rechnungen schreiben

In den letzten Jahren haben sich zahlreiche Anbieter von Online-Rechnungstools entwickelt. Gerade für Leute, die Stunden abrechnen ist das eine interessante Alternative, da man die Daten wie Stunden und Preise bereits dort erfassen kann und dann online schnell innerhalb weniger Minuten eine Rechnung daraus generieren kann. Typische Anbieter sind www.fastbill.com oder www.easybill.de.

Wenn Ihr bis dahin Fragen habt, dann nutzt unser Kontaktformular oder schreibt einen Kommentar.

Viele Grüße, Euer start!up – Team

KfW-Berater, Unternehmensberatung Mainz, Wiesbaden, Bad Kreuznach und Frankfurt
Unternehmensberatung Bad Kreuznach, Mainz, Wiesbaden und Frankfurt
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Freiberufler – Was ist ein Freiberufler?
Alleinstellungsmerkmal

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6 Kommentare. Hinterlasse eine Antwort

  • Martin Weiß
    8. Mai 2014 9:16

    Ein sehr schöner Artikel. Man denkt immer.. „ach ja Rechnungen schreiben, einfach“, aber was man alles beachten muss, ist schon Wahnsinn. Sehr lesenswert! Auch, dass der Artikel immer aktualisiert wird.

    Antworten

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