Stundenlohn berechnen – Kalkulation des Stundenlohn

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Dein Stundenlohn als Selbständiger oder Freiberufler

Zunächst zur Begriffsklärung. Wir haben uns für Stundenlohn statt Stundensatz entschieden, weil das offensichtlich auch der mehr verwendete Suchbegriff ist. Wenn Ihr aber eher auf der Suche nach einer Anleitung für die Kalkulation des Stundensatz seid, dann seid ihr hier genauso richtig. Stundenlohn und Stundensatz gelten hier synonym. Ob wir uns mit dem Stundenlohn nun für den richtigen Fachbegriff entschieden haben, überlassen wir dem Leser. Wir wollen hier keine betriebswirtschaftlich korrekten Definitionen zu Stundensatz oder Stundenlohn liefern, sondern konkrete Handlungsempfehlungen. Ich hoffe, Ihr seht uns das nach.

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Wie hoch ist Dein Stundenlohn?

Das Thema Stundenlohn beschäftigt nicht nur Existenzgründer, sondern auch viele Selbständige und Freiberufler. Oft erleben wir bei der Überprüfung des Stundenlohns, dass sich unsere Kunden unter Wert verkaufen. Der angesetzte Stundenlohn um an Aufträge zu kommen, ist oft viel zu niedrig, und reicht manchmal nicht aus, um die Kosten der Auftragsabwicklung zu decken. Die Konsequenz ist eine Versklavung der eigenen Person mit extrem langen Arbeitszeiten und einem Prinzip Hoffnung, dass bloß nichts kaputt geht oder man nicht krank wird, weil es für solche Fälle keine Rücklagen gibt.

Dabei steht auf der Wunschliste von Existenzgründern oft finanzielle Freiheit und eine bessere Bezahlung ganz oben.

Natürlich liegt der Stundensatz in einem Spannungsfeld zwischen dem Preisen der Wettbewerber und den eigenen Kosten, die man für die Leistungserbringung und zur Sicherung des privaten Lebensunterhaltes benötigt. Hier behandeln wir die Kalkulation, in einem späteren Beitrag auch die Positionierung. Denn warum kann der eine Friseur nur 10 EUR für einen Haarschnitt nehmen und ein anderer mehrere hundert Euro. Soweit vorweg, dass liegt nicht an unterschiedlichen Kalkulationen.

Hier schreiben wir ein paar Überlegungen auf, die man zwingend bei der Kalkulation seines Stundenlohns bedenken sollte.

Überlegungen zum Stundenlohn

1. Stundenlohn-Überlegung: Dein Stundenlohn muss Deine Ausgaben übersteigen

Es klingt eigentlich selbstverständlich, aber die Praxis sieht oft anders aus. Du kannst, wenn Du für Jemanden eine Stunde arbeitest, nicht noch Geld mitbringen. Das heißt, dass alle Kosten, die Du mit Deinem Unternehmen und die Du privat hast, auf eine Stunde umgelegt, gedeckt sein müssen. Leider machen sich viele Gründer gar nicht die Mühe, ihre Kosten einmal detailliert zu erfassen und dann durch die abrechenbaren Stunden zu teilen. Was abrechenbare Stunden sind, klären wir weiter unten.

Die erste Aufgabe zur Ermittlung eines Stundenlohn ist also, die Ausgaben, die man hat, so detailliert wie möglich zu erfassen bzw. zu planen. Du kannst bereits in einer frühen Phase Deiner Existenzgründung damit beginnen, Deine privaten Ausgaben über mindestens 3 Monate detailliert zu erfassen. Viele Gründer, die ich frage, wie hoch denn ihre privaten monatlichen Ausgaben sind, kommen nach Warmmiete, Rate fürs Auto und einigen anderen großen Kostenblöcken schnell ins Stocken. Dabei machen die oben genannten Ausgaben meistens nur ein Drittel bis die Hälfte des bisher zur Verfügung stehenden Gehaltes aus.

Die betrieblichen Ausgaben werden in der Finanzplanung so detailliert wie möglich geplant (z.B. auf der Basis von Branchenzahlen) und monatlich mit den tatsächlichen Ausgaben abgeglichen. So hat man hier eine gute Ausgangsbasis zur Berechnung des Stundenlohn.

2. Stundenlohn-Überlegung: Wie hoch ist Dein künftiges „Gehalt“?

Wie oben bereits beschrieben, sollte Deine Selbständigkeit nicht in Selbstausbeutung enden. Daher ist es wichtig, Dir von Anfang an ein angemessenes „Gehalt“ zu zahlen oder es zumindest in Deiner Rentabilitätsvorschau zu planen. Doch was ist eine angemessene Vergütung für einen Selbständigen? Du solltest Dich daran orientieren, was ein Angestellter Deiner Branche oder im Durchschnitt über alle Branchen verdient. Die folgende Übersicht zeigt Durchschnittsgehälter wichtiger Branchen und einen Durchschnitt über alle Produktions- und Dienstleistungsgehälter:

Demnach sollte zum Stand 2. Quartal 2014 Deine Vergütung nicht unter 3.518 EUR liegen, wenn wir den Durchschnitt über alle Branchen nehmen. Wenn Du Dich natürlich in einer der in der Grafik dargestellten Branchen wiederfindest, kannst Du das natürlich auch als Maßstab nehmen.

Wenn Du die Information zu den Durchschnittsgehältern aktualisieren möchtest, so findest Du beim Statistischen Bundesamt die entsprechenden Informationen.

3. Stundenlohn-Überlegung: Welche Kosten muss ich als Selbständiger / Freiberufler für meinen Stundenlohn berücksichtigen?

Dein jetziger Arbeitgeber zahlt zum durchschnittlichen Bruttogehalt von 3.518 EUR noch seinen Anteil an den Sozialabgaben obendrauf, das heißt anteilig Krankenversicherung, Pflegeversicherung und Rentenversicherung. Die Sozialabgaben teilen sich auf, wie in der Grafik dargestellt:

Der aktuelle Arbeitgeberanteil zu den Sozialabgaben liegt also bei 19,275%, das heißt zu den 3.518 EUR kommen noch rd. 678 EUR pro Monat hinzu.

Die Sozialabgaben werden jährlich angepasst. Es ist also notwendig, den korrekten Satz für die Sozialabgaben zu kontrollieren, wenn Du den Beitrag nach dem Jahr 2014 für die Kalkulation Deines Stundenlohn nutzen möchtest.

Für den korrekten Vergleich zwischen dem Gehalt eines Angestellten und der Vergütung eines Selbständigen ist der Anteil zu den Sozialabgaben noch hinzu zu rechnen. Der korrekte Vergleichswert ist also 4.196 EUR.

Jetzt benötigen wir noch die Anzahl der Tage, durch die wir Durchschnittsgehalt teilen wollen.

4. Stundenlohn-Überlegung: Wie viele Arbeitstage sind der richtige Teiler für meinen Stundenlohn?

Das Jahr hat 365 Tage, ist schon klar. Aber Du kannst nicht 365 Tage arbeiten und solltest auf keinen Fall Deinen Stundensatz auf dieser Basis kalkulieren. Wenn Du schon in der Kalkulation des Stundenlohns Wochenenden und Feiertage zu den Arbeitstagen zählst, wirst Du gezwungen sein, diese auch tatsächlich produktiv im Büro verbringen zu müssen, da Du sonst Deine Rechnungen nicht bezahlen kannst.

Wir haben hierfür folgende Übersicht erstellt, die wir auch regelmäßig in unseren Vorträgen und Workshops zeigen:

Es handelt sich natürlich in unserem Beispiel um die Jahresarbeitsstunden.

Also: Um zum Stundenlohn für Deine Kalkulation zu kommen, gehst Du wie folgt vor. Von den 365 Tagen im Jahr ziehst Du zunächst alle Wochenenden ab (104 Tage). Dann die Anzahl der Feiertage (durchschnittlich 10 Tage). Für Deinen Stundenlohn solltest Du weiter Tage für Urlaub (30 Tage) und Krankheit (16 Tage) abziehen. Wenn Du das in Deinem Stundenlohn nicht berücksichtigst, kannst Du eben nie in den Urlaub oder krank werden. Nach unserer Stundenlohn-Logik kommst Du nun auf 205 Anwesenheitstage.

Soweit so gut. Wenn wir nun diese 205 Tage durch 12 Monate teilen, kommen wir also auf durchschnittlich 17,08 Anwesenheitstage pro Monat, die für Deinen Stundenlohn relevant sein könnten.

Daraus ergäbe sich ein rechnerischer Tagessatz (4.196 EUR / 17,08 Tage) von 245,67 EUR. Geteilt durch 8 Arbeitsstunden pro Tag würde sich somit ein rechnerischer Stundensatz von 30,71 EUR ergeben.

Doch nicht zu schnell mit unseren Stundenlohn-Überlegungen.

5. Stundenlohn-Überlegung: Welche Kosten muss ich mit meinem Stundenlohn erwirtschaften?

Als Selbständiger und Freiberufler musst Du alle Kosten, die Du mit Deiner Leistungserstellung, der Organisation und Abwicklung Deines Unternehmensalltages hast, mit Deinem Stundensatz / Stundenlohn erwirtschaften. Zunächst unterscheiden wir dabei zwischen Investitionen und laufenden Betriebsausgaben. Investitionen betreffen Anlagegegenstände, also Gegenstände, die sich nicht verbrauchen, sondern gebraucht werden. Diese müssen über die Laufzeit Ihrer Nutzung abgeschrieben werden. Über Anlagevermögen und Abschreibungen haben wir schon mal geschrieben. In Deinem Fall kann das zum Beispiel die Ausstattung eines Arbeitsplatzes betreffen. Während früher Dein Arbeitgeber für diese Kosten aufkam, musst Du heute Schreibtisch und Bürostuhl, Computer und/oder Laptop, Drucker, Kopierer, Scanner, Telefon, Smartphone etc. selber anschaffen. Je nach Höhe des Anschaffungswertes hast Du somit Abschreibungen oder einmalige Betriebsausgaben bei Deinem Stundenlohn zu berücksichtigen.

Die nachfolgenden Zahlen dienen als Beispiel. Weder die Höhe der einzelnen Anlagegenstände, noch die Abschreibungsdauer in Jahren, müssen korrekt sein. Befragt dazu auf jeden Fall Euren Steuerberater.Es geht natürlich immer auch günstiger oder teurer.

Es soll deutlich machen, dass Du allein für Deine Büroausstattung schon mal knapp 107 EUR Kosten in Deinem Stundenlohn berücksichtigen musst. Aber damit noch nicht genug. Du hast ebenfalls laufende Betriebsausgaben.

Wir werden hier nur exemplarische Betriebsausgaben heraus greifen, die beim Stundenlohn oft eine Rolle spielen. Einen ausführlichen Artikel zu den Betriebsausgaben gibt es hier.

Typisch ist immer die Miete für ein Büro inklusive der Nebenkosten, Personalausgaben inklusive Nebenkosten, wenn Du Mitarbeiter beschäftigst, Fremdleistungen durch Steuerberater, Unternehmensberater, einem Büro- oder Buchhaltungsservice oder einem Webdesigner, Kosten für Marketing und Vertrieb, Fahrzeugkosten oder andere Reisekosten, Aufwände für Telekommunikation und Internet, Versicherungen und Beiträge.

Schnell kommen da 2.000 EUR pro Monat zusammen und sollen uns als Basis für die weitere Berechnung zum Stundenlohn dienen. Eure realistischen Kosten, die Ihr dann auch bei der Berechnung des Stundenlohn ansetzen müsst, sind immer ein Ergebnis Eurer Finanzplanung oder bei bestehenden Unternehmen aus den Jahresabschlüssen der letzten 3 Jahre.

Wenn wir unsere Stundenlohn-Kalkulation nun also um unsere monatlichen Betriebsausgaben erweitern, dann ändert sich unsere Stundenlohn-Formel wie folgt:

3.518 EUR Durchschnittsgehalt + 678 EUR Sozialabgaben + 2.000 EUR Betriebsausgaben = 6.196 EUR / 17,08 Tage / 8 Stunden = 45,35 EUR pro Stunde.

6. Stundenlohn-Überlegung: Wie viel meiner Zeit als Selbständiger kann ich tatsächlich abrechnen?

Wer meine Grafik weiter oben zur Kalkulation der Arbeitszeit aufmerksam studiert hat, dem ist es sich schon aufgefallen. Wir können nämlich nicht jede Stunde, die wir im Büro sind, auch tatsächlich einem Kunden in Rechnung stellen. Wir unterscheiden in abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden oder in produktive Stunden (für den Kunden) und unproduktive Stunden. Alle Zeit, die wir mit Organisation, Buchhaltung, Vertrieb, Akquise, Marketing, Weiterbildung, Fahrtzeiten, also Interna verbringen, können wir dem Kunden nicht 1:1 in Rechnung stellen. In meinem Beispiel oben bin ich von 30% der Anwesenheitszeit also 492 Stunden pro Jahr ausgegangen. Bei Gründern ist der Prozentsatz oft noch höher. Auch bei Selbständigen und Freiberuflern unterschiedlicher Branchen kann das stark variieren.

Habt Ihr Euch schon mal gefragt, warum Rechtsanwälte und Steuerberater oft extrem hohe Stundensätze haben? Weil Sie unter anderem einen Berg von aktuellen Urteilen und Gesetzesänderungen in Ihren Fachgebieten lesen müssen, ohne diese Zeit 1:1 auf einen Mandanten berechnen zu können.

Das bedeutet also, dass wir die nicht produktive Zeit mit der produktiven Zeit mit erwirtschaften müssen. Wir müssen also den Stundensatz erhöhen, um die nicht direkt abrechenbare Zeit mit zu erwirtschaften.

Aktualisieren wir also unsere Stundenlohn-Formel:

30% nicht abrechenbare Zeit von 205 Tagen sind 61,5 Tage. Dass heißt, mir stehen im Jahr nur noch 143,5 Tage produktiv zur Verfügung. Das entspricht 11,96 Tagen pro Monat.

6.196 EUR / 11,96 / 8 Stunden = 64,76 EUR pro Stunde.

Damit hat sich unser Stundenlohn von Stundenlohn-Überlegung Nummer 4 zu Stundenlohn-Überlegung Nummer 6 gerade mehr als verdoppelt! War es das jetzt? Nein.

7. Stundenlohn-Überlegung: Und was ist mit Gewinn?

Richtig. Bis jetzt haben wir eine reine Kostenbetrachtung durchgeführt und die abrechenbaren (produktiven) Stunden ermittelt. In unseren 64,76 EUR steckt noch kein Cent Gewinn. Es ist aber extrem wichtig, dass Du als Unternehmer Gewinn machst. Hier erlebe ich immer wieder, dass das Gründer, aber auch Selbständige und Freiberufler als unseriös empfinden. Aber wie sonst wird das unternehmerische Risiko gewürdigt, wie sollen Rücklagen für konjunkturschwache Zeiten gebildet oder Projekte / Produkte vorfinanziert werden?

Das heißt unser Stundenlohn benötigt einen Gewinnaufschlag von 20-30%. Der dann ermittelte Stundensatz muss natürlich einem Wettbewerbsvergleich standhalten und muss ggf. angepasst werden. Bitte beachtet, dass wir beim Gewinnaufschlag vom Umsatz (Einnahmen) ausgehen und nicht die Kosten um 20% erhöhen wollen. Unser Kostensatz von 64,76 EUR muss also in unserem Beispiel durch 0,80 (1-20%) dividiert werden, um den richtigen Stundensatz inklusive Gewinn zu ermitteln.

Wir rechnen also:

64,76 / 0,80 = 80,95 EUR. 

Aber das war es nun?

8. Stundenlohn-Überlegung: Netto-Stundenlohn plus 19% Mehrwertsteuer

Mal von der Kleinunternehmer--Regelung abgesehen, treiben wir als Diener des Staates auch die Mehrwert- oder Umsatzsteuer für diesen mit ein. Dass heißt, dass wir unsere Stundenlöhne immer inklusive Mehrwertsteuer in Rechnung stellen müssen.

Auf unsere ermittelten 80,95 EUR kommen somit nochmal 19% Mehrwertsteuer, also 15,38 EUR. Der Brutto-Stundenlohn beträgt somit 96,33 EUR.

Fazit Stundenlohn

Wie man sehen kann, fließen in die Stundensatz-Kalkulation vielfältige Überlegungen ein. Wenn Du bei der Ermittlung Deines Stundenlohn Unterstützung brauchst oder Deinen Stundenlohn durch uns überprüfen lassen möchtest, dann freuen wir uns auf eine Nachricht von Dir über unser Kontaktformular.

Kommentare und Erfahrungen von Euch sind natürlich herzlich willkommen!

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Viele Grüße, Euer start!up-Team