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Fragebogen zur steuerlichen Erfassung: Finanzamt
Formular, mit dem sich Gründer beim Finanzamt steuerlich anmelden.
Der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung ist das Formular, mit dem sich Existenzgründer beim zuständigen Finanzamt anmelden: Pflicht für nahezu jede Form der selbstständigen Tätigkeit, unabhängig von Rechtsform oder Katalogberuf-Status.
Abgefragt werden unter anderem die Art der Tätigkeit, der erwartete Gewinn und Umsatz für das laufende und folgende Jahr sowie die gewünschte Besteuerungsart (z. B. Kleinunternehmerregelung nach §19 UStG).
Auf Basis der Angaben legt das Finanzamt die Steuernummer sowie, falls relevant, die Höhe der vierteljährlichen Einkommensteuer-Vorauszahlungen fest. Die Übermittlung erfolgt heute elektronisch über ELSTER.
Angaben richtig einschätzen
Die Angaben zum erwarteten Gewinn sollten realistisch, aber nicht zu vorsichtig ausfallen: Wird der Gewinn deutlich zu niedrig geschätzt, können die späteren Vorauszahlungen entsprechend niedrig ausfallen, was am Jahresende zu einer überraschend hohen Nachzahlung führen kann, sobald die tatsächlichen Zahlen vorliegen. Eine realistische, wenn auch vorsichtig kalkulierte Schätzung erspart diese nachträgliche Überraschung.
Der Fragebogen entscheidet auch über die künftige Umsatzsteuerpflicht: Wer die Kleinunternehmerregelung wählt, muss zunächst keine Umsatzsteuer ausweisen und abführen, verzichtet dafür aber auch auf den Vorsteuerabzug bei eigenen Einkäufen. Diese Entscheidung lässt sich zwar später anpassen, ist aber für einen gewissen Zeitraum bindend, weshalb sie schon beim Ausfüllen des Fragebogens bewusst getroffen werden sollte.
Wer neben einer selbstständigen Tätigkeit noch angestellt ist, sollte diesen Umstand im Fragebogen klar angeben, da er die steuerliche Behandlung beeinflusst, etwa bei der Frage, ob die Selbstständigkeit haupt- oder nebenberuflich ausgeübt wird. Diese Einstufung wirkt sich unter anderem auf die Sozialversicherungspflicht und die Höhe möglicher Vorauszahlungen aus, weshalb sie nicht nachrangig behandelt werden sollte.
Der Fragebogen bleibt aktuell zu halten
Auch nach dem ersten Ausfüllen bleibt der Fragebogen nicht endgültig: Ändern sich Tätigkeit, erwarteter Gewinn oder die gewählte Besteuerungsart wesentlich, sollte das zeitnah dem Finanzamt mitgeteilt werden, statt bis zur nächsten Steuererklärung zu warten. Gerade in den ersten Geschäftsjahren, in denen sich Umsatz und Gewinn oft deutlich anders entwickeln als ursprünglich angenommen, lohnt sich ein regelmäßiger Abgleich der tatsächlichen Zahlen mit den ursprünglichen Angaben.
Um den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung online über ELSTER einzureichen, ist zunächst eine kostenlose Registrierung bei ELSTER nötig, die je nach gewähltem Sicherheitsverfahren einige Tage dauern kann, bis die Zugangsdaten per Post oder E-Mail eintreffen. Wer diesen zeitlichen Vorlauf nicht einplant, verzögert unter Umständen unnötig die eigentliche Anmeldung beim Finanzamt.
Für Gründer:innen einer GmbH oder UG füllt in der Regel die Geschäftsführung einen eigenen Fragebogen für die Gesellschaft aus, zusätzlich zur persönlichen steuerlichen Erfassung der Geschäftsführer:innen selbst. Diese Doppelung wird häufig übersehen, ist aber notwendig, da die Kapitalgesellschaft steuerlich als eigenständige Person behandelt wird, getrennt von den dahinterstehenden natürlichen Personen.
Die persönliche Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID), die jede Person in Deutschland automatisch erhält, ist nicht mit der Steuernummer zu verwechseln, die erst nach Einreichung des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung für die selbstständige Tätigkeit vergeben wird. Auf Rechnungen wird üblicherweise die Steuernummer oder eine gesondert beantragte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angegeben, nicht die private Steuer-ID.
Ein häufiger Anfängerfehler ist, den Fragebogen mit unrealistisch niedrigen Umsatzschätzungen auszufüllen, in der Annahme, dadurch niedrigere Vorauszahlungen zu erreichen. Das verschafft zwar kurzfristig mehr Liquidität, führt aber häufig zu einer entsprechend hohen Nachzahlung samt möglicher Zinsen, sobald der tatsächliche Gewinn im Rahmen der Steuererklärung feststeht: Eine realistische statt künstlich niedrige Schätzung ist deshalb meist die bessere Strategie.
Neben den steuerlichen Angaben fragt der Fragebogen auch nach der Bankverbindung für Erstattungen sowie nach einer möglichen Mitgliedschaft in einer Kammer, etwa der IHK oder HWK. Diese Angaben helfen dem Finanzamt, die steuerliche Erfassung mit anderen bereits bestehenden behördlichen Meldungen abzugleichen, und sollten deshalb konsistent mit den Angaben bei der Gewerbeanmeldung oder Kammerregistrierung sein.
Wird der Fragebogen verspätet eingereicht, drohen in der Regel keine unmittelbaren Sanktionen, allerdings verzögert sich dadurch die Vergabe der Steuernummer, die für viele geschäftliche Vorgänge, etwa die korrekte Rechnungsstellung, zwingend benötigt wird. Wer die Aufnahme der selbstständigen Tätigkeit plant, sollte den Fragebogen deshalb möglichst frühzeitig vorbereiten, um bei der eigentlichen Aufnahme der Tätigkeit keine unnötige Verzögerung zu riskieren.
Wer eine Nebentätigkeit später zur Haupttätigkeit ausbaut, etwa weil sich die selbstständige Arbeit besser entwickelt als erwartet, sollte diesen Wechsel dem Finanzamt ebenfalls proaktiv mitteilen. Der Übergang von nebenberuflicher zu hauptberuflicher Selbstständigkeit kann sich auf die Kranken- und Rentenversicherungspflicht auswirken und sollte deshalb nicht nur steuerlich, sondern auch sozialversicherungsrechtlich rechtzeitig eingeordnet werden.