Die Wahl des Zahlungsdienstleisters wird bei der Gründung oft nebenbei getroffen, meist nach dem, was der Shop-Baukasten vorschlägt. Dabei entscheidet sie über Gebühren, die bei kleinen Margen den Gewinn fressen, über die Frage, wann das Geld auf dem Konto ist, und darüber, wie leicht Kunden bezahlen und wie oft sie den Kauf abbrechen. Dieser Vergleich stellt die gängigen Dienste vor und ordnet sie typischen Gründungsmodellen zu.
Die Begriffe rund um Umsatz und Zahlungseingang, etwa der Unterschied zwischen Forderung und Zahlung, sind in unserem Lexikon erklärt, zum Beispiel im Eintrag zur Bilanzierung. Hier geht es um die Dienste selbst.
Die Kandidaten im Überblick
PayPal ist der bekannteste Dienst mit der größten Verbreitung bei Privatkunden, bietet Wallet-Zahlung, Kartenakzeptanz und Käuferschutz und kostet Händler je nach Volumen rund 2,5 bis 3 Prozent plus Fixbetrag. Stripe richtet sich an Unternehmen mit eigener Technik, bietet Schnittstellen für fast jede Zahlungsart und Abo-Modelle und liegt bei etwa 1,5 bis 3 Prozent je nach Karte und Herkunft. Mollie und ähnliche europäische Anbieter bündeln lokale Zahlungsarten wie Lastschrift, Sofortüberweisung und Rechnungskauf unter einem Vertrag. Dazu kommen die Zahlungslösungen der Shop-Systeme selbst, die meist auf einem dieser Dienste aufsetzen und einen Aufschlag nehmen.
Händlerprüfung: Warum nicht jeder sofort freigeschaltet wird
Jeder Zahlungsdienst prüft den Händler vor der Freischaltung: Identität, Geschäftsmodell, Impressum, bei Kapitalgesellschaften die wirtschaftlich Berechtigten. Das ist gesetzlich vorgeschrieben und dauert bei einfachen Modellen Tage, bei erklärungsbedürftigen Wochen. Manche Branchen werden grundsätzlich strenger geprüft oder nur mit Nachweis einer behördlichen Erlaubnis zugelassen, darunter Finanzdienstleistungen, Nahrungsergänzung und Glücksspiel. Wie weit diese Prüfung geht, zeigt ein Vergleich der Berliner Morgenpost, der darstellt, bei welchen Anbietern ein Casino mit PayPal arbeiten darf: nur bei solchen mit Erlaubnis der Glücksspielbehörde, deren Lizenz der Zahlungsdienst vor der Freischaltung prüft. Für Gründer in regulierten Branchen heißt das, die Erlaubnis muss vor dem Händlerantrag vorliegen, nicht danach. Für alle anderen heißt es, dass der Dienst ein Impressum, eine erreichbare Adresse und eine klare Leistungsbeschreibung erwartet, bevor Geld fließt.
Gebühren: Prozent, Fixbetrag und das Kleingedruckte
Bei einem Warenkorb von 15 Euro macht ein Fixbetrag von 35 Cent mehr aus als der Prozentsatz, bei 300 Euro ist es umgekehrt. Gründer sollten die Gebühr für ihren typischen Warenkorb rechnen, nicht die Prozentzahl vergleichen. Dazu kommen Gebühren für Rückbuchungen, für Auszahlungen in anderen Währungen und für Streitfälle, die je nach Dienst zwischen 10 und 20 Euro liegen und auch dann anfallen, wenn der Händler gewinnt. Der Startup-Verband weist auf startupverband.de darauf hin, dass junge Unternehmen bei den Diensten oft Volumenrabatte verhandeln können, sobald sie ein paar Monate Umsatzhistorie vorweisen, und dass die Standardkonditionen selten das letzte Wort sind.
Welcher Dienst für welches Modell
- Online-Shop mit Privatkunden: PayPal als Wallet ist Pflicht, weil Kunden sie erwarten, dazu ein Dienst für Rechnungskauf und Lastschrift.
- Software und Abos: Stripe oder ein vergleichbarer Dienst mit Abo-Verwaltung, weil wiederkehrende Zahlungen, Testphasen und Kündigungen dort gelöst sind.
- Dienstleister mit Rechnung: Ein Zahlungslink des Dienstes auf der Rechnung reicht, ein Shop ist nicht nötig. Die Gebühr fällt nur bei Nutzung an.
- Stationärer Verkauf: Ein Kartenterminal des Zahlungsdienstes, damit online und offline auf einem Konto landen.
- Regulierte Branchen: Erlaubnis zuerst, dann den Dienst wählen, der die Branche akzeptiert. Nicht jeder tut das.
Auszahlung, Rücklagen und Liquidität
Die Dienste zahlen täglich, wöchentlich oder auf Abruf aus, und manche halten in den ersten Monaten eine Rücklage von einem Teil des Umsatzes für mögliche Rückbuchungen ein. Für die Liquiditätsplanung ist das wichtig, weil der Umsatz auf dem Dashboard und das Geld auf dem Konto zwei verschiedene Zahlen sind. Das Magazin deutsche-startups.de hat Fälle beschrieben, in denen junge Unternehmen mit schnellem Wachstum von den Rücklagen der Zahlungsdienste in Liquiditätsnot gerieten, weil die Dienste bei steigenden Volumen die Rücklage erhöhten. Wer das vorher weiß, plant einen Puffer ein.
Gebühren in der Buchhaltung
Ein häufiger Fehler junger Unternehmen ist, den ausgezahlten Betrag als Umsatz zu buchen. Umsatz ist der Rechnungsbetrag, die Gebühr des Zahlungsdienstes ist eine Betriebsausgabe, und beides muss getrennt erfasst werden, sonst stimmen weder die Umsatzsteuer noch die Kennzahlen. Die Dienste liefern monatliche Abrechnungen, die sich in die meisten Buchhaltungsprogramme importieren lassen, und bei ausländischen Anbietern ist zu prüfen, ob die Gebühr dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt. Wer das von Anfang an sauber trennt, erspart sich beim Jahresabschluss die Korrektur von zwölf Monaten Zahlungseingängen.
Mehrere Dienste oder einer
Ein einziger Dienst ist einfacher in der Buchhaltung, zwei sind sicherer. Wird ein Konto gesperrt, etwa wegen eines Verdachtsfalls oder einer Häufung von Rückbuchungen, steht der Verkauf still, bis die Prüfung abgeschlossen ist. Das Bundeswirtschaftsministerium empfiehlt auf bundeswirtschaftsministerium.de in seinen Gründerinformationen, die Abhängigkeit von einem einzelnen Zahlungsdienst zu begrenzen. In der Praxis heißt das: Wallet plus ein zweiter Dienst für Karte und Lastschrift, mit getrennten Verträgen.
Fazit: Den Warenkorb rechnen, die Prüfung einplanen
Die Wahl des Zahlungsdienstes hängt am typischen Warenkorb, am Geschäftsmodell und an der Frage, wie streng die Branche geprüft wird. PayPal gehört bei Privatkunden fast immer dazu, Stripe bei Abos, ein europäischer Dienst für Lastschrift und Rechnung. Wer die Gebühr für den eigenen Warenkorb rechnet, die Händlerprüfung vor dem Start erledigt und einen zweiten Dienst in Reserve hat, hat das Thema für die ersten Jahre gelöst.