Bilanzierung - So funktioniert die doppelte Buchführung

Bilanzierung – Was du rund um die Erstellung deiner Bilanz wissen musst

Das Wichtigste im Überblick

Definition: Was ist Bilanzierung?

Bilanzierung – auch doppelte Buchführung genannt – ist der Vorgang, bei welchem Unternehmer:innen unter Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Handelsgesetzbuch) ihre Bilanz erstellen, wie zum Beispiel die sogenannte Jahresbilanz am Ende eines Geschäftsjahres.

Hierbei musst du alle Vermögens- sowie Kapitalgegenstände aufführen, die dem entsprechenden Geschäftsjahr zugehören. Oder vereinfacht gesagt: Alles, was du eingekauft und verkauft hast. Die Auflistung nimmst du schließlich nach einem festgelegten Kontenplan getrennt in verschiedene Konten und nach verschiedenen Büchern vor. Inhalt und Aufbau hiervon erläutern wir weiter unten.

Bilanzierung: Definition
Definition Bilanzierung @start!up consulting

Inhalt und Aufbau der Bilanzierung

Der Aufbau der Bilanz ist dem auf deinem Kontoauszug sehr ähnlich – er ist ebenfalls eingeteilt in Soll und Haben. Bei der Bilanz nennen sich diese Seiten jedoch Aktiva und Passiva. Du nutzt diese beiden Seiten das ganze Jahr über, um alles einzutragen, was du eingekauft und verkauft hast. Zum Beispiel einen neuen Dienstwagen oder Büromaterialien und Rohmaterial. Natürlich verkaufst du zum Beispiel auch fertige Erzeugnisse oder auch veraltete Maschinen aus deinem Bestand.

Wegen dieser beiden Seiten nennt man die Bilanzierung eben auch doppelte Buchführung. Am Ende des Jahres müssen die Seiten ausgeglichen sein. Und übrigens: Diesen Ausgleich nennt man – wie die Erstellung der Jahresbilanz – ebenfalls Bilanzierung.

Zuerst einmal musst du am Anfang des Geschäftsjahres alle notwendigen Infos eintragen; das ist dein Ist-Zustand, also dein Status Quo. Wir empfehlen dir jedoch dringend, die Buchführung in elektronischer Form durchzuführen. Denn was nach einer süßen kleinen Tabelle klingt, kann schnell ausufern und unübersichtlich werden, denn ein Jahr ist lang.

Was genau in deiner Bilanz stehen muss, ist schließlich genau vorgeschrieben per Gesetz, nämlich in § 247 HGB. Ebenfalls findest du dort, was nicht in der Bilanz aufgenommen werden darf (Bilanzierungsverbot), nämlich in § 248 HGB.

Aktiva

Auf der linken Seite der Bilanz, der Aktivseite, verbuchst du alles aus deinem Anlage- sowie Umlaufvermögen. Die aktiven Rechnungsabgrenzungsposten gehören ebenfalls auf die linke Seite deiner Bilanz.

Das Anlagevermögen umfasst also:

  • alle Sach- und Finanzeinlagen, das heißt Gebäude, Maschinen und Fuhrpark;
  • Patente, Lizenzen und langfristigen Wertpapiere.

Zum Umlaufvermögen gehört:

  • dein Kassenbestand (Bargeld),
  • deine Konten auf der Bank,
  • Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe,
  • deine fertigen Waren, die du auf Lager hast,
  • die Forderungen an deine Kund:innen.

Unter aktiven Rechnungsabgrenzungsposten versteht man die Ausgaben vor dem Abschlussstichtag, welche einen Aufwand nach dem Stichtag darstellen.

Passiva

Auf der Passivseite musst du dagegen dein Eigenkapital (Rücklagen, Überschüsse, Fehlbeträge) und Fremdkapital (Rückstellungen, Verbindlichkeiten) buchen. Und einige Verbindlichkeiten musst du unter der Bilanz gesondert vermerken (§ 251 HGB); hierbei handelt es sich um sogenannte passive Rechnungsabgrenzungsposten (= Einnahmen vor dem Stichtag des Abschlusses, die einen Ertrag nach dem Abschlussstichtag darstellen).

Zusammengefasst lässt sich über die Passivseite deiner Bilanz sagen, dass sie alle Gelder abbildet, die du verwendest, um deine Aktivseite zu finanzieren. Auch die Steuer gehört auf diese Seite.

Bilanzierung – Die Aufteilung der Bilanz in Aktiva und Passiva @start!up consulting

Bilanz: Vorlage zur Wiederverwendung

Bilanzierungsvorschriften des HGB

Wie du deine Bilanz zu gliedern hast, ist in § 266 HGB ganz genau festgelegt. Dort siehst du detailliert, welche Position du wo buchen musst.

Außerdem findest du im Handelsgesetzbuch alle anderen Vorschriften zum Umgang mit der Bilanz sowie alle Grundsätze der Bilanzierung. Hierzu zählen unter anderem diese Grundsätze:

Paragraph HGBGrundsatz
243Übersichtlichkeit, Klarheit, Aufstellung nach den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung und rechtzeitig
244Aufstellung in deutscher Sprache und in Euro
245Unterzeichnungspflicht
246Vollständigkeit und Verrechnungsverbot
252Allgemeine Bewertungsgrundsätze wie: Grundsatz nach Unternehmensfortführung, Grundsatz der Darstellungsstetigkeit, der Bilanzidentität oder der vorsichtigen Bewertung und der Periodenabgrenzung
264 (2)Der Jahresabschluss der Kapitalgesellschaft hat unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Kapitalgesellschaft zu vermitteln
285, 265, 268, 267Grundsatz der Wesentlichkeit
Grundsätze der Bilanzierung nach Handelsgesetzbuch

Wer ist zur Bilanzierung verpflichtet?

Vollhaftende Kaufleute sowie Unternehmer:innen mit Kleingewerbe sind durch das Handelsgesetzbuch zur Bilanzierung verpflichtet, sofern sich der Jahresumsatz auf über 600.000 EUR oder der Gewinn auf über 60.000 EUR beläuft.

Die Zahlen aus deiner Bilanz sind für dich in der Funktion als Unternehmer:in wichtig, weil du immer einen Überblick über deine Finanzen brauchst. So kannst du Projekte und Ausgaben sinnvoll planen. Aber auch für externe sind deine Zahlen von Bedeutung, insbesondere für deine Bank oder andere Geldgeber:innen. Und auch deine Lieferant:innen wollen natürlich auf der sicheren Seite sein.

Kurz gesagt: Durch die Bilanzierung und die Offenlegungspflicht werden neben dir auch alle Dritten geschützt, mit denen du in einer Geschäftsbeziehung stehst.

Bilanzierung und Jahresabschluss

Du musst deine Bücher und Konten über das Jahr stets gut pflegen, damit du dann am Ende des Geschäftsjahres alle nötigen Daten für den Jahresabschluss bereitliegen hast. Dieser Abschluss erfolgt üblicherweise am letzten Geschäftstag des Jahres oder danach und setzt sich aus Bilanz und GuV-Rechnung (Gewinn und Verlust) zusammen.

Für die Gewinn- und Verlustrechnung gibt es auch klare Vorschriften im Hinblick auf die Gliederung. Hierbei stellst du ebenfalls Einnahmen und Ausgaben einander gegenüber und überträgst den daraus resultierenden Gewinn oder Verlust in die Bilanz. Das Konto GuV schließt du über das Konto Eigenkapital ab, das am Ende in der Bilanz erscheint.

Begriffe: Geschäftsjahr, Wirtschaftsjahr, Rumpfgeschäftsjahr

Du wirst wahrscheinlich des Öfteren sowohl das Wort Geschäftsjahr als auch Wirtschaftsjahr lesen, wenn es um das Thema Bilanzierung geht. Im Grunde bezeichnen die beiden Begriffe dasselbe, der einzige Unterschied liegt in der Quelle. Der Begriff Geschäftsjahr fällt im Handelsgesetzbuch, Wirtschaftsjahr verwendet man im Steuerrecht.

Nach § 240 (2) HGB beträgt das Geschäftsjahr exakt zwölf Monate. Das scheint zunächst etwas verwunderlich, da doch eigentlich jedes Jahr zwölf Monate beträgt. Also warum erwähnt das HGB dies nochmal so ausdrücklich? Grund dafür ist eine Ausnahme, die vorliegen kann: Gründest du dein Unternehmen unterjährig, also beispielsweise erst in der zweiten Jahreshälfte, bleiben bis zum 31.12. weniger als zwölf Monate. Was übrig bleibt, nennt man Rumpfgeschäftsjahr. Das bedeutet in dem Fall, dass dein erstes Geschäftsjahr kürzer ist als die folgenden Jahre, die jeweils am 01.01. beginnen.

Es kann aber auch andere gründe dafür geben, dass dein Geschäfts- oder Wirtschaftsjahr abweicht. Wenn du zum Beispiel wenn du landwirtschaftlich tätig bist, unterliegen deine Abläufe aus saisonalen Gründen. Aber auch die Zugehörigkeit zu einem ausländischen Unternehmen kann dazu führen, dass du anderen Geschäftsjahren unterworfen bist, die eben dort gelten.

Für den Fall, dass du dein Geschäftsjahr dauerhaft anderen Zeiten anpassen musst, bist du dazu verpflichtet, dies beim Finanzamt zu beantragen und und dessen Zustimmung abzuwarten.

Anhang und Erläuterungen

Zu dem Jahresabschluss gehört noch ein Anhang, der sich aus vielen zusätzlichen Erläuterungen zusammensetzt.

Um § 284 HGB zu zitieren: „In den Anhang sind diejenigen Angaben aufzunehmen, die zu den einzelnen Posten der Bilanz oder der Gewinn-und-Verlust-Rechnung vorgeschrieben sind; sie sind in der Reihenfolge der einzelnen Posten der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung darzustellen. Im Anhang sind auch die Angaben zu machen, die in Ausübung eines Wahlrechts nicht in die Bilanz oder in die Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufgenommen wurden.“

Die darauf folgenden Paragraphen erklären dann genau, welche Positionen aufzunehmen sind und welche nicht berücksichtigt werden müssen. § 285 HGB führt dann alle Ausnahmen auf, die für kleine und mittelgroße Kapitalgesellschaften gelten.

Bilanzanalyse

Wie bereits erwähnt, haben mehrere Stellen ein großes Interesse an deiner Bilanz: du selbst, deine Gläubiger:innen und auch das Finanzamt. Alle wollen wissen, wie es um dein Unternehmen und Vermögen steht. Du willst ja beispielsweise auch wissen, wie du am Jahresende abgeschnitten hast. Und das funktioniert am besten mithilfe einer Bilanzanalyse.

Für die Analyse (Quantitative Bilanzanalyse) kannst du viele betriebswirtschaftliche Kennzahlen heranziehen sowie verschiedene Methoden und Anforderungen. Es hängt schließlich immer davon ab, was genau du erfahren und auswerten willst. So zum Beispiel kannst du eine Analyse deiner Bilanzierung durchführen, um zu erfahren, wie du im Vergleich zum Vorjahr gewirtschaftet hast.

Diese Möglichkeiten gibt es:

Qualitative BilanzanalyseQuantitative Bilanzanalyse
Bilanzierung prüfenRentabilitätsanalyse
Zusatzinformationen prüfenLiquiditätsanalyse
Syntaktische AnalyseVermögensanalyse
Semantische AnalyseFinanzierungsanalyse
Aufbereitungsmaßnahmen zur Verbesserung der ErtragskraftErgebnisanalyse

Ein Haken an dieser Analyse deiner Bilanzierung besteht allerdings darin, dass du keine exakten Rückschlüsse auf deine aktuelle Situation ziehen kannst, da du nur Daten aus vergangenen Jahren analysieren kannst. Aktuelle Daten aus deiner Buchhaltung werden dabei überhaupt nicht berücksichtigt.

Aufbewahrungspflicht

Für alle Dokumente in deinem Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen nachdem Handelsgesetzbuch sowie der Abgabenordnung (AO). Hierunter fällt auch die Bilanz. Nach § 257 HGB und § 147 AO gelten für dich schließlich zwei wichtige Fristen:

  • 10 Jahre: Handelsbücher, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse sowie Inventare.
  • 6 Jahre: Korrespondenz sowie alle sonstigen Unterlagen.

Was ist interessant für das Finanzamt?

Klar, das Finanzamt interessiert sich immer für dein Geld. In Bezug auf deine E-Bilanz jedoch hat es besonders ein Auge darauf, ob du alle Anschaffungs- und Herstellungskosten korrekt angegeben und ob du mit den richtigen Investitionen und Abschreibungen gerechnet hast.

Video: Bilanz und Bilanzierung einfach erklärt

Wie können wir helfen?

Steckst du bereits mitten in deiner Existenzgründung und bereitest dich schon auf die Erstellung deiner Eröffnungsbilanz vor? Hierfür helfen dir bereits die Daten, die du für deine Finanzplanung im Businessplan gesammelt und aufbereitet hast. Melde dich gern zum kostenfreien Erstgespräch an, gemeinsam finden wir heraus ob und wie wir dir helfen können.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Dein Team von start!up consulting

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Umsatzsteuervoranmeldung – Was du über die UstVA wissen musst

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