Fixkosten ermitteln: Kosten unabhängig vom Absatz

Die systematische Erfassung aller Kosten, die unabhängig von der Absatzmenge anfallen.

Fixkosten sind Kosten, die unabhängig von der verkauften Menge in etwa gleicher Höhe anfallen: etwa Miete, Versicherungen, feste Gehälter oder Software-Abonnements. Das Gegenstück sind variable Kosten, die mit der Absatzmenge steigen oder sinken, etwa der Wareneinsatz.

Um Fixkosten zu ermitteln, hilft eine vollständige Liste aller regelmäßig wiederkehrenden Ausgaben unabhängig vom Umsatz: am einfachsten anhand der letzten zwölf Monate an Kontoauszügen oder, bei Neugründungen ohne Historie, anhand aller bereits abgeschlossenen Verträge und geplanten Fixausgaben.

Manche Kostenarten lassen sich nicht eindeutig zuordnen und werden als Mischkosten bezeichnet: Ein Beispiel ist ein Mobilfunkvertrag mit Grundgebühr (fix) und nutzungsabhängigen Zusatzkosten (variabel). In der Praxis reicht es meist, den überwiegenden Anteil zu bestimmen und die Kostenart entsprechend einzuordnen, statt jede Position bis ins Detail zu zerlegen.

Fixkosten und der Break-Even-Punkt

Die ermittelten Fixkosten sind der Referenzpunkt für den Break-Even-Punkt: Erst wenn der gesamte Rohertrag über alle verkauften Einheiten hinweg die Fixkosten übersteigt, arbeitet ein Unternehmen profitabel. Je niedriger die Fixkosten, desto weniger Umsatz ist nötig, um diesen Punkt zu erreichen.

Ein häufiger Fehler bei der Gründungsplanung ist, Fixkosten zu knapp anzusetzen: Positionen wie Buchhaltungssoftware, Versicherungen, Kammerbeiträge oder kleinere wiederkehrende Lizenzgebühren werden leicht übersehen, summieren sich aber über das Jahr zu einem spürbaren Betrag.

Fixkosten überprüfen und steuern

Fixkosten sollten regelmäßig überprüft werden, nicht nur einmal bei der Gründung: Verträge laufen aus, Tarife ändern sich, und mit wachsendem Team oder wachsender Fläche steigen auch die fixen Grundkosten, was bei der Preis- und Liquiditätsplanung berücksichtigt werden muss.

Ein nützlicher Zwischenschritt beim Ermitteln der Fixkosten ist, sie in unvermeidbare und reduzierbare Positionen zu unterteilen: Miete oder Versicherungspflichten lassen sich kurzfristig kaum senken, während Software-Abos, Mitgliedschaften oder größere Marketingpauschalen oft flexibler anpassbar sind. Diese Unterscheidung hilft besonders dann, wenn in einer angespannten Liquiditätsphase schnell Kosten gesenkt werden müssen, ohne den eigentlichen Geschäftsbetrieb zu gefährden.

Ein praktischer nächster Schritt nach dem reinen Ermitteln der Fixkosten ist ihre Gegenüberstellung mit dem erwarteten Rohertrag je verkaufter Einheit: Erst aus diesem Verhältnis lässt sich ableiten, wie viele Einheiten mindestens verkauft werden müssen, um sämtliche Fixkosten zu decken. Diese Break-Even-Menge ist für viele Gründer:innen greifbarer als eine abstrakte Umsatzzahl, weil sie sich direkt in konkrete, planbare Verkaufsziele übersetzen lässt.

Auch der Zeitpunkt, zu dem einzelne Fixkosten tatsächlich anfallen, lohnt eine genauere Betrachtung: Manche Positionen, etwa eine Jahresversicherungsprämie oder eine halbjährliche Kammergebühr, fallen nicht monatlich gleichmäßig an, sondern als größere Einzelbeträge zu bestimmten Terminen. Wer solche unregelmäßig fälligen Fixkosten in der monatlichen Liquiditätsplanung nicht gesondert berücksichtigt, kann trotz insgesamt korrekt ermittelter Jahresfixkosten in einzelnen Monaten unerwartet in einen Engpass geraten.

Für wachsende Unternehmen empfiehlt sich außerdem, Fixkosten bewusst nach Sprunghaftigkeit zu unterscheiden: Manche Positionen bleiben über einen weiten Umsatzbereich konstant, andere (etwa Büroflächen oder bestimmte Softwarelizenzen mit Nutzerstaffelung) springen ab einer bestimmten Größenordnung sprunghaft auf ein höheres Niveau. Wer diese sogenannten sprungfixen Kosten kennt, kann Wachstumsschritte gezielter planen und vermeidet, kurz vor einer solchen Kostenschwelle unnötig zu expandieren, wenn eine etwas kleinere Lösung noch für einige Zeit ausreichen würde.

Für saisonale Geschäftsmodelle lohnt sich außerdem eine bewusste Trennung zwischen ganzjährig anfallenden und nur temporär reduzierbaren Fixkosten: Manche Positionen, etwa eine saisonal angepasste Personalstärke, lassen sich in nachfrageschwachen Monaten gezielt zurückfahren, während echte Fixkosten wie Miete davon unberührt bleiben. Diese Unterscheidung erlaubt eine realistischere monatliche statt rein jährliche Break-Even-Betrachtung und hilft, in besonders schwachen Monaten gezielt gegenzusteuern, statt die Jahresdurchschnittszahl unreflektiert auf jeden einzelnen Monat zu übertragen.

Für die Verhandlung mit Vermietern oder Dienstleistern über größere Fixkostenpositionen lohnt sich außerdem ein regelmäßiger Marktvergleich: Verträge, die vor mehreren Jahren abgeschlossen wurden, entsprechen nicht zwingend mehr den aktuell am Markt üblichen Konditionen. Wer bestehende Fixkostenverträge in größeren Abständen aktiv neu verhandelt, statt sie unreflektiert zu verlängern, kann spürbare Einsparungen erzielen, ohne am eigentlichen Leistungsumfang etwas zu ändern.

Ein oft übersehener Aspekt beim Fixkosten ermitteln ist die Frage, welche Positionen sich im Ernstfall tatsächlich kurzfristig kündigen oder aussetzen lassen und welche vertraglich über längere Zeiträume gebunden sind. Ein Jahresabo lässt sich anders behandeln als ein Mietvertrag mit mehrjähriger Kündigungsfrist: Wer diese Bindungsdauer je Position kennt, kann in einer angespannten Phase realistisch einschätzen, wie schnell sich die eigenen Fixkosten tatsächlich absenken lassen, statt sich auf eine theoretische Kürzung zu verlassen, die vertraglich erst Monate später greift.

Häufige Fragen zu Fixkosten ermitteln

5 Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Fixkosten und indirekten Kosten?

Fixkosten sind unabhängig von der verkauften Menge, während indirekte Kosten sich keinem einzelnen Produkt direkt zuordnen lassen. Viele Fixkosten sind gleichzeitig indirekte Kosten, etwa die Büromiete, die Begriffe beschreiben aber unterschiedliche Eigenschaften derselben Kostenposition und werden je nach Fragestellung unterschiedlich verwendet.

Was zählt zu den Mischkosten?

Mischkosten enthalten sowohl einen fixen als auch einen variablen Anteil, etwa ein Telefonvertrag mit Grundgebühr plus Minutenpreis oder ein Server-Hosting mit Grundpaket plus nutzungsabhängiger Skalierung. Für die Planung reicht meist eine vereinfachte Aufteilung nach dem überwiegenden Kostenanteil.

Wie wirken sich steigende Fixkosten auf den Break-Even aus?

Steigen die Fixkosten, muss mehr Rohertrag erwirtschaftet werden, um denselben Break-Even-Punkt zu erreichen, was entweder mehr Absatzmenge oder eine höhere Marge je Einheit erfordert. Deshalb lohnt es sich, jede neue Fixkostenposition kritisch gegen den erwarteten Nutzen abzuwägen.

Sollten Fixkosten jährlich oder monatlich betrachtet werden?

Für die laufende Steuerung ist eine monatliche Betrachtung praktikabler, da sie sich direkt mit dem monatlichen Rohertrag vergleichen lässt. Für die strategische Planung im Businessplan wird häufig zusätzlich eine Jahresübersicht erstellt, um saisonale Schwankungen auszugleichen.

Was passiert, wenn Fixkosten in der Planung unterschätzt werden?

Der berechnete Break-Even-Punkt liegt dann niedriger, als er in der Realität tatsächlich ist, was zu einem zu optimistischen Bild der eigenen Wirtschaftlichkeit führt. Regelmäßige Abgleiche der geplanten mit den tatsächlichen Fixkosten helfen, diese Fehleinschätzung frühzeitig zu erkennen.