Umsatzsteuervoranmeldung - UstVA

Umsatzsteuervoranmeldung – Was du über die UstVA wissen musst

Die meisten Unternehmer:innen kennen es: monatlich oder vierteljährlich ist die Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt fällig. Spaß macht das hingegen vermutlich den wenigsten. Aber wer die vorgegebenen Fristen nicht einhält, kann ruckzuck Verspätungszuschläge kassieren. Welche Pflichten UND Rechte Unternehmer:innen bei dem Thema haben, wollen wir hier heute verständlich erklären.

Das Wichtigste im Überblick

Definition: Was ist die Umsatzsteuervoranmeldung?

Viele Unternehmen sind dazu verpflichtet, eine Umsatzsteuer abzuführen. In den meisten Fällen müssen sie dann eine Umsatzsteuervoranmeldung (oder kurz: UstVA) abgeben, was per Definition eine Vorauszahlung der Steuer ist. Kleinunternehmer:innen sind von dieser Regel ausgenommen. Der Staat möchte so vermeiden, dass Unternehmen die jährliche Steuer auf einen Schlag zahlen müssen. Zwar bedeutet dieses Vorgehen immer wieder Aufwand, jedoch kommt es den Unternehmer:innen auch zu Gute, da die Umsatzsteuerzahllast über das ganze Jahr verteilt ist. Und außerdem werden so auch mögliche Zahlungsschwierigkeiten am Anfang des Folgejahres vermieden.

Termin für die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung ist immer der zehnte Tag im Monat. Dieser muss ein Werktag sein; fällt der Stichtag auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt er sich auf den nächsten Werktag.

Das Formular für die Umsatzsteuervoranmeldung

Wer muss die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben – und wer nicht?

Es gilt grundsätzlich: Die Umsatzsteuervoranmeldung müssen alle steuerpflichtigen Unternehmen – auch die Freiberufler:innen – abgeben. Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung bedeutet einen gewissen zeitlichen und entsprechend auch finanziellen Aufwand. Daher sollten sich Existenzgründer:innen überlegen, ob man zu Beginn der Selbstständigkeit zunächst darauf verzichtet, die Umsatzsteuer auf den Rechnungen auszuzeichnen. In so einem Fall trägt man dann die Bezeichnung Kleinunternehmer:in. Wer die sogenannte Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen will, darf im Jahr die Umsatzgrenze von 22.000 EUR nicht überschreiten.

Abgesehen von den Kleinunternehmer:innen gibt es noch andere Berufsgruppen, die keine Umsatzsteuer melden müssen; diese Berufsgruppen sind in §4 des Umsatzsteuergesetzes genauer beschrieben. Bekannte Beispiele sind Heilbehandlungen auf dem Gebiet der Humanmedizin. Erhältst du also nach der Behandlung durch Physiotherapeut:innen, Ärzt:innen oder auch Heilpraktiker:innen eine Rechnung, wirst du darauf in der Regel keine Umsatzsteuer finden.

Für alle anderen Unternehmen jedoch heißt es: Denkt an die Umsatzsteuervoranmeldung, es führt kein Weg dran vorbei. Es ist per Gesetz geregelt, dass sie ihrer Pflicht zur regelmäßigen Meldung der Umsatzsteuer an ihr Finanzamt.

Korrekte Übermittlung und fristgerechte Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung

Die Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung muss online über das ELSTER-Portal erfolgen. Viele Buchhaltungssoftwares verfügen über entsprechende ELSTER-Schnittstellen, so dass Unternehmer:innen die Voranmeldung und Übermittlung komplett selbst erledigen können.

Das ELSTER-Formular ausfüllen

Alternativ kannst du auch mit ELSTER (so heißt die Steuersoftware vom Finanzamt) das zweiseitige UstVA-Formular ausfüllen und übermitteln:

Mache zunächst allgemeine Angaben zu deinem Unternehmen und dem zuständigen Finanzamt. Danach musst du einen Voranmeldezeitraum angeben.

Das Formular hat viele Felder, die kompliziert klingen. Für viele Gründende sind die meisten davon jedoch irrelevant und können unbeachtet bleiben. Daher konzentrieren wir uns hier auch nur auf die wichtigsten Angaben:

  • Seite 1: Steuerpflichtige Umsätze

Hier sind zwei Felder, die für einen Großteil aller Gründenden besonders relevant sind: Steuerpflichtige Umsätze zum Steuersatz von 7 % sowie 19 %. Hier trägst du alle von dir generierten Netto-Umsätze ein (alle, die mit 7 oder 19 % besteuert werden). Auf die Angabe von Cent-Beträgen verzichtest du hier.

  • Seite 2: Abziehbare Vorsteuerbeträge

Jetzt geht es um deine Eingangsrechnungen. In dem Feld „Vorsteuerbeträge aus Rechnungen von anderen Unternehmen […]“ können die meisten Gründenden die Vorsteuer eintragen aus den Rechnungen, die sie an andere Dienstleister:innen oder Lieferant:innen gezahlt haben. In das linke Feld kommt der Netto-Rechnungsbetrag, in das rechte Feld muss die jeweilige Umsatzsteuer eingetragen werden.

Jetzt hast du es schon fast geschafft. Du musst noch die automatische Plausibilitätsprüfung durchführen und daraufhin kannst du die Umsatzsteuervoranmeldung an das Finanzamt absenden, indem du deinen PIN angibst sowie den Speicherort für das Zertifikat. Und was noch wichtig ist: Speichere das Übertragungsprotokoll irgendwo ab, wo du es auf jeden Fall findest, damit du bei möglichen Reklamationen später beweisen kannst, dass du alles fristgerecht erledigt hast.

Exkurs: Soll- oder Ist-Versteuerung

Bereits beim Ausfüllen des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung musst du dich für eine Besteuerungsart entscheiden: Soll- oder Ist-Versteuerung. Erfüllst du eines der folgenden Kriterien, kannst du die Ist-Versteuerung wählen:

  • Aufs Kalenderjahr hochgerechnet wirst du im Gründungsjahr nicht mehr als 500.000 EUR Umsatz machen
  • Du bist nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet
  • Du gehörst einem freien Beruf an

Aber was ist denn jetzt der Unterschied zwischen den zwei Arten der Versteuerung?

Bei der Soll-Versteuerung gilt das Rechnungsdatum einer von dir gestellten Ausgangsrechnung als Stichtag, an welchem die Umsatzsteuer geflossen ist. Also ist bei der Umsatzsteuervoranmeldung auch das Datum bei der Zuordnung der Umsätze im jeweiligen Voranmeldezeitraum relevant.

Versteuerst du hingegen nach der Ist-Versteuerung, ist nicht das Rechnungsdatum deiner Ausgangsrechnung relevant, sondern das Datum, an dem du das Geld tatsächlich erhalten hast. Bei dieser Art der Versteuerung hast du also einen Zins-Vorteil, den du unbedingt nutzen solltest.

Bei Eingangsrechnungen ist die Art der Versteuerung egal. Sobald du eine Eingangsrechnung erfasst, kannst du diese auch per Umsatzsteuervoranmeldung an dein Finanzamt übermitteln.

MERKE:

  • Soll-Versteuerung = Besteuerung nach vereinbarten Entgelten
  • Ist-Versteuerung = Besteuerung nach vereinnahmten Entgelten

Wie oft muss man die Umsatzsteuervoranmeldung abgeben?

Du bist weder Kleinunternehmer:in noch übst du eine umsatzsteuerbefreite Tätigkeit aus? Dann solltest du prüfen, wie oft für dich im Jahr die Umsatzsteuervoranmeldung fällig ist. Im Fall von Existenzgründer:innen ist es einfach und eindeutig: In den ersten beiden Jahren muss die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgegeben werden. Erst ab dem dritten Jahr können Neugründer:innen auf einen vierteljährlichen Turnus wechseln.

Haben Unternehmer:innen die ersten beiden Jahre erfolgreich gemeistert, können sie auf Antrag auch zur quartalsweisen Voranmeldung umsteigen. Allerdings geht das nur, wenn die Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr maximal 7.500 EUR beträgt.

Aus der folgenden Übersicht kannst du die Schwellenwerte für die verschiedenen Voranmeldezeiträume entnehmen:

Umsatzsteuervoranmeldung - Welcher Voranmeldezeitraum gilt?

Den Zeitraum für die Abgabe ändern

Nun ein Praxisbeispiel: Du bist bereits seit drei Jahren unternehmerisch tätig und hast im vergangenen Jahr 20.000 EUR Umsatzsteuer ans Finanzamt abgeführt; 15.000 EUR davon wurden dir als Vorsteuer wieder erstattet. Das heißt also, die Umsatzsteuerzahllast aus dem Vorjahr liegt bei 5.000 EUR. Und das wiederum bedeutet, dass du nun von der monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung wechseln kannst zur vierteljährlichen.

Zeit gewinnen mit der Dauerfristverlängerung

Spätestens am 10. des Monats ist die Umsatzsteuervoranmeldung fällig, das wissen wir nun. Oftmals haben Unternehmer:innen aber doch noch genügend andere Dinge im Kopf bzw. To-dos auf der Agenda. Damit du als Unternehmer:in also nicht ständig die Umsatzsteuervoranmeldung unter enormem Zeitdruck erledigen musst, kannst du dir mit der sogenannten Dauerfristverlängerung einen zeitlichen Puffer einrichten.

So funktioniert die Dauerfristverlängerung

Die Dauerfristverlängerung bewirkt, dass du deine Abgabefrist jeweils um einen Monat nach hinten verschiebst. Ganz egal, ob für dich die monatliche oder quartalsweise Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung gilt.

Wenn du einmal die Genehmigung zur Dauerfristverlängerung erhalten hast, behältst du diese auch für die folgenden Kalenderjahre. Sie ist so lange automatisch weiterhin gültig, bis du eine Ablehnung vom Finanzamt erhältst.

So beantragst du die Dauerfristverlängerung

Die Dauerfristverlängerung für deine Umsatzsteuervoranmeldung beantragst du bei deinem zuständigen Finanzamt mit dem amtlich vorgeschriebenen Datensatz bzw. ELSTER-Vordruck USt 1 H. Den Antrag darfst du jedoch nur elektronisch einreichen, auf dem postalischen Weg eingereichte Anträge lehnt das Finanzamt in den meisten Fällen ab. Und auch gut zu wissen ist, dass du für deinen Antrag auf Dauerfristverlängerung keine Begründung benötigst.

Um die Verlängerung für das laufende Kalenderjahr zu erhalten, gibt es zwei Fristen:

  • Bist du zu einer monatlichen Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldung verpflichtet? Dann musst du den Antrag auf Verlängerung bis spätestens 10. Februar einreichen.
  • Deine Umsatzsteuervoranmeldung ist vierteljährlich fällig? Dann reicht es aus, wenn du den Antrag spätestens zum 10. April einreichst.

Die Sondervorauszahlung der Umsatzsteuervoranmeldung

Unternehmen, die die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich abgeben und eine Dauerfristverlängerung beantragen, müssen auch noch eine Sondervorauszahlung anmelden. Diese Vorauszahlung macht 1/11 deiner gesamten Umsatzsteuervoranmeldung aus dem Vorjahr aus.

Gut zu wissen: Abgabetermine für 2022 mit und ohne Dauerfristverlängerung

Termine, Termine, Termine. Es kann durchaus schwierig werden, alle Termine für jegliche Fristen und Abgaben zu finden, festzuhalten und auch sie einzuhalten. Damit du für dieses Jahr einen Überblick hast, haben wir mal die jeweiligen Termine für dich übersichtlich festgehalten – egal, ob du monatlich oder vierteljährlich abgeben musst und ob du eine Dauerfristverlängerung hast oder auch nicht.

Wichtig: Wenn der 10. eines Monats mal auf ein Wochenende oder einen Feiertag fällt, verschiebt sich die Frist automatisch auf den nächsten Werktag.

Abgabefrist zur Umsatzsteuervoranmeldung verpasst – was nun?

Du hattest zu viel zu tun und nun ist es passiert: Du hast die Abgabefrist verpasst. Passiert. Aber wie geht es nun weiter?

Es ist jetzt gut möglich, dass du einen Verspätungszuschlag in Höhe von bis zu 10% der Umsatzsteuerzahllast entrichten musst. Wenn jetzt auch noch die Zahlung zu spät beim Finanzamt ankommt, wird es dir wahrscheinlich für jeden angefangenen Monat zusätzlich 1% der Steuerschuld in Rechnung stellen. Zahlst du allerdings via Banküberweisung, lässt man dir eine dreitägige Schonfrist.

Natürlich sind die Strafzahlungen bei geringen Umsätzen meist verkraftbar. Allerdings machst du damit keinen guten Eindruck bei deiner Finanzbehörde. Und bei mehreren Vergehen kann es dann gerne mal zu einer Steuerprüfung kommen.

Und noch etwas: Wenn du im Voranmeldezeitraum mal keine umsatzsteuerrelevanten Umsätze generiert hast, bist du trotzdem dazu verpflichtet, die Voranmeldung abzugeben.

Wie können wir helfen?

Zum Thema Existenzgründung wie auch Unternehmensführung gehört auch die Auseinandersetzung mit Steuerthemen. Die Zahlung deiner Steuern können wir dir natürlich nicht abnehmen, aber dafür können wir dich bei vielen anderen Themen unterstützen. Melde dich gern zum kostenfreien Erstgespräch an, gemeinsam finden wir dann heraus ob und wie wir dich unterstützen können.

Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!

Dein Team von start!up consulting

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